Óscar Leonardo Ríos García[1]
Una de las tareas principales que realizan cotidianamente las personas secretarias de estudio y cuenta consiste en dar, precisamente, la “cuenta judicial” a sus titulares. Así, estas líneas pretenden dar una breve referencia descriptiva, prescriptiva y metodológica sobre el ejercicio que debemos hacer las personas secretarias al momento de que nuestro titular nos llame a su oficina para darle la “cuenta” judicial de un asunto.
I. Algunos aspectos conceptuales
En primer lugar, es importante mencionar y responder algunas preguntas que, aunque sus respuestas pudieran parecer obvias, son necesarias para efectos del entendimiento global de la función secretarial. Las preguntas son las siguientes: ¿Qué hace un secretario de estudio y cuenta y qué significa el nombre de ese puesto judicial?
En sí, la secretaria o el secretario es la persona que, al obtener la acreditación[2] y el nombramiento correspondiente, tiene la encomienda institucional de elaborar los proyectos de sentencia que tiene en su mesa.[3] Es aquí donde entran las palabras “de estudio” y “cuenta” en la denominación del puesto. Para explicar su contenido invertiré el orden original en que se encuentran.
La palabra “cuenta” tiene diversos significados. El que aquí nos interesa es el primero que nos suministra el Diccionario de la Real Academia Española que la define como: “la acción y efecto de contar”.[4] Y es que, precisamente, dar cuenta significa, en términos sencillos, en contarle algo a alguien. Pero esta “cuenta” no debe ser entendida simplemente como en contarle un chisme al juez o al magistrado, sino que implica y exige ciertas características. En sí, lo que se busca es poner al tanto al titular del órgano judicial de todos los elementos fácticos y normativos que integran el expediente que está en manos de la persona secretaria y su posible solución jurídica.
Ahora bien, el término “de estudio” se refiere a que el trabajo diario de la persona secretaria consiste, precisamente, en estudiar a profundidad y con técnica todos y cada uno de los expedientes que tiene asignados en su mesa para darle una buena “cuenta” a su titular. De ahí que el orden de las palabras “de estudio” y “cuenta” en la denominación del puesto judicial no sea una coincidencia, pues primero se debe estudiar bien el asunto para dar una buena cuenta.
Dicho lo anterior, la pregunta esencial que podemos formular ahora es la siguiente: ¿Qué es la “cuenta judicial”? Se trata de un proceso de trabajo formulado por personas secretarias de estudio y cuenta, en el cual racionalizan y sistematizan información contenida en expedientes judiciales. Su objetivo es que dichas personas expongan de manera eficaz a sus titulares (jueces, magistrados o ministros) los asuntos que les han sido turnados para, después, elaborar el proyecto de sentencia. En este sentido, resulta indispensable que dichas secretarías lean, analicen, elijan y presenten a sus titulares la información fáctica y normativa más trascendente al momento de dar cuenta. Para lograrlo, es necesario entender adecuadamente el caso, los derechos en conflicto, la fase procesal, instituciones jurídicas involucradas y las cuestiones efectivamente planteadas.
II. Competencias o habilidades requeridas
Aquí señalo 7 habilidades o competencias que, a mi consideración, deben tener las personas secretarias de estudio y cuenta al momento de dar cuenta judicial a sus titulares:
- Identificar el contexto litigioso y judicial. Un primer elemento que debe atenderse es el de identificar el contexto en el que se encuentra el expediente que se estudia, es decir, la persona secretaria debe analizar las circunstancias de modo, tiempo y lugar del asunto que le es asignado. Esto requiere precisar el tipo de asunto a fin de darle un tratamiento específico, pues, por ejemplo, la técnica de amparo directo no se aplica de la misma forma si lo que analizamos es un recurso de reclamación. Por ello, es importante tener bien ubicado el tipo de asunto, su materia, en qué etapa o fase procesal se encuentra para comprender su contexto.
- Identificar el problema jurídico que se presenta (la cuestión – o cuestiones – efectivamente planteada(s)). La identificación del problema jurídico es una de las habilidades y competencias más importantes que debe tener una persona secretaria, pues al no contar con ella, esto es, no poder identificar la problemática jurídica que el asunto presenta, se planteará entonces una propuesta de solución jurídica que no sea la adecuada conforme a derecho.
Se puede decir mucho sobre cómo desarrollar o abordar esta habilidad o competencia que se requiere, sin embargo, el espacio es corto para ello. Así, comparto aquí algunas preguntas que considero son clave para poder identificar el problema(s) jurídico(s):
- ¿Cuál fue la pretensión de las partes en el juicio (ya sea en primera instancia del fuero común o en un juicio de amparo)?
- ¿Cuál fue el sentido de la sentencia, resolución o acuerdo impugnado?
- ¿Están satisfechos todos los presupuestos procesales, particularmente, legitimación, personalidad, u otros?
- ¿Qué alega el quejoso en sus conceptos de violación o el recurrente en sus agravios? ¿Combate frontalmente las consideraciones? ¿El asunto amerita suplir la deficiencia de la queja?
- ¿Qué derechos se ven afectados?
- ¿Qué figuras jurídicas están involucradas en el asunto?
- ¿Cuál es la normativa y los precedentes judiciales aplicables?
- Distinguir derechos e instituciones jurídicas. Al estudiar un expediente debemos ubicar, reconocer y distinguir cuál es o cuáles son los derechos en conflicto, así como las figuras jurídicas aplicables al caso. Por ejemplo, si en el asunto se plantea un problema de prescripción, evidentemente el secretario debe conocer y distinguir muy bien las particularidades y diferencias entre figuras similares (pero muy diferentes) que pueden o suelen causar confusión, entre ellas, por ejemplo: cuando hablamos de caducidad, prescripción o preclusión. La distinción de figuras tiene como objetivo no confundirlas e invocar entonces la figura que sea correcta y aplicable al caso. Otro ejemplo común que me ha tocado ver es que litigantes e incluso jueces familiares confunden o no distinguen bien entre figuras como “pensión alimenticia”, “pensión compensatoria” y “compensación económica”.
Con ello, el punto 2 y 3 anteriormente señalados pueden abordarse conjuntamente pues, para poder identificar problemas jurídicos, es relevante ubicar también cuáles son los derechos o figuras jurídicas involucradas en el asunto y que el secretario debe atender y aplicar al momento de proyectar la sentencia.
- Buscar e identificar la normativa constitucional, legal y los precedentes judiciales aplicables. Este punto es esencial pues, una vez ubicada la problemática jurídica, la persona secretaria debe contar con esta habilidad de identificar todo el marco jurídico aplicable que provenga de distinta fuente a fin de justificar (fundamentar y motivar) conforme a derecho el proyecto de sentencia que elaborará. Para ello, debe conocer cuáles son las leyes, códigos y normas generales que son aplicables a la materia del asunto. Esto implica que, en el nuevo entendimiento de la práctica judicial desde una óptica constitucional y convencional, el secretario debe conocer también todos aquellos tratados internacionales e incluso resoluciones u observaciones generales tanto del Sistema ONU como el Sistema Interamericano de Protección de Derechos Humanos.
Asimismo, se deben conocer e invocar precedentes judiciales emitidos por la Suprema Corte de Justicia de la Nación y sentencias de la propia Corte Interamericana de Derechos Humanos para dotar de mayor fuerza justificativa de fuente convencional el proyecto de sentencia.
- Realizar una correcta narrativa del asunto. Dar cuenta implica saber contar una historia. Esta habilidad y competencia requiere que la persona secretaria pueda dar una cuenta en la que sepa tanto seleccionar información relevante, como discriminar información innecesaria. Esto consiste en que, previo a la cuenta, se debe identificar cuáles son los hechos jurídicamente relevantes para dar así una cuenta contextualizada al titular de los elementos del caso, es decir, responder una simple pregunta: ¿Qué ocurrió en el asunto? Asimismo, se deben enunciar los elementos jurídicos relevantes, esto es ¿qué se consiguió en primera instancia o segunda instancia/o en el amparo indirecto? ¿Qué y cómo resolvió el juez? ¿Esa determinación está ajustada a derecho? ¿Cuál es la problemática jurídica en la que se ciñe el asunto?
- Oralidad, claridad y concisión. Todo lo anterior requiere de otra habilidad y competencia: tener una buena expresión oral y comunicarse con claridad y concisión. Como ya se señaló, darle cuenta al titular es una actividad diaria y connatural al puesto, por lo que la comunicación verbal es el pan de cada día y de cada semana entre la relación del titular con sus secretarias y secretarios.
Así, esa comunicación verbal debe ser clara y concisa para que la persona juzgadora entienda la cuenta judicial que el secretario pretende comunicarle a su titular. Para lograr una cuenta “clara”, estimo que las herramientas que ayudan a ello son dos: 1) bajar la velocidad al momento de hablar, es decir, hablar con calma. Esto ayudará a transmitir al juez/magistrado/ministro el mensaje que queremos comunicarle; y 2) además de la calma, un aspecto fundamental es el orden mental de todo lo estudiado previo a la cuenta. Un asunto complejo puede revolver en nuestra mente todas las ideas y el estudio que se ha emprendido para analizar y comprender el asunto. Así, para tener “claridad mental” de tanta información (hechos, fechas, personas, lugares, derechos en conflicto, pruebas, diversas normas jurídicas y precedentes judiciales) obtenida, lo ideal y recomendable es auxiliarse de notas, mapas mentales, diagramas de flujo o cualquier estructura que le dé orden a tanta idea e información recabada.
Por otro lado, debemos entender por “concisión” a que la actividad comunicativa de “dar cuenta” debe cumplir con las siguientes características: debe ser breve, precisa y económica en cuanto el uso de palabras. Para lograr esto la medición del tiempo es fundamental, pues lo esencial es procurar explicar un asunto en unos cinco minutos. Esa habilidad de sintetizar y depurar información trascenderá mucho en la calidad del secretario, no solo al momento de dar cuenta, sino al momento de proyectar; y justo para ello sirven la herramienta 2) señalada en el párrafo que antecede.
- Definir y proponer una posible solución jurídica del caso. Todo lo anterior debe sumarse para este paso final, el cual consiste en tomar una decisión jurídicamente respaldada a fin de solucionar la problemática(s) jurídica(s) que presente el asunto, y así plasmarlo en el proyecto de sentencia que se pondrá a revisión del titular.
III. Algunos aspectos metodológicos para dar cuenta.
Lo anterior fue simplemente un listado de competencias y habilidades que considero deben tener las personas secretarias para dar cuenta. Ahora, en las siguientes líneas pretendo plasmar algunas cuestiones metodológicas que estimo son útiles, y para poder desarrollar estos aspectos de metodología, se deben tomar en cuenta las habilidades y competencias abordadas en el apartado anterior.
1) Entender jurídicamente el expediente que está en nuestras manos. Para su entendimiento, sugiero realizar las siguientes actividades:
- Leer y revisar las constancias que integran el expediente y, en su caso, ver y escuchar las audiencias. La lectura y revisión de los expedientes es algo que puede ser muy particular o subjetivo. Cada persona secretaria o incluso titular tendrá sus propias metodologías al momento de consultar expedientes y sus tomos.
En lo particular, cuando se trata de un acuerdo combatido, suelo empezar con la lectura de dicho acuerdo, pues así puedo leer los hechos sintetizados por el órgano judicial que la dictó (aunque no siempre se sintetizan), así como las consideraciones que formuló y la decisión judicial a la cual arribó. De ahí, una vez que ubico dicha decisión y las consideraciones que respalda su sentido, leo directamente los conceptos de violación y agravios para ver: 1) si el litigante plantea argumentos efectivos y un buen asunto; o 2) los argumentos planteados son inoperantes por deficiencia (u otro tipo de inoperancias).
Por otro lado, si se trata de una sentencia definitiva, suelo iniciar por la demanda, los informes justificados. De ahí paso a la sentencia para leer sus consideraciones y el sentido del fallo y, finalmente, leo los agravios. Esto para para hacerme una idea propia del asunto (por lo que procuro no leer en primer término la sentencia); aunque suelo admitir que en ocasiones altero el orden en la revisión y lectura de constancias.
- La materia y las partes involucradas. La materia y la calidad de las partes del asunto es fundamental, ya que el análisis del asunto puede ser muy distinto, por ejemplo, si es un asunto civil, mercantil o administrativo y las partes involucradas no forman parte de algún grupo vulnerable, entonces el asunto puede ser un poco más sencillo al aplicar el principio de “estricto derecho”; sin embargo, si el asunto es de una materia distinta y se trata de una niñas, niños o adolescentes, personas adultas mayores, mujeres, personas migrantes o indígenas, entonces la cuestión cambia porque ello implica aplicar metodologías distintas en el estudio del asunto y aplicar suplencia de la queja.
- Identificar la litis del asunto (la cuestión efectivamente planteada). Esto aspecto ya se abordó anteriormente, pero es fundamental la ubicación de la litis para entender de qué trata el asunto y cómo debe abordarse metodológicamente su estudio y su solución jurídica.
2) El momento de la verdad: dar cuenta al titular. A continuación, se comparte un orden de puntos para la cuenta judicial.
- Señalar el número de expediente, su naturaleza y, en su caso, la materia.
- Mencionar el tipo de juicio que se promovió en primera instancia y la acción ejercida (prescripción positiva, divorcio incausado, pérdida de patria potestad, amparo indirecto – señalar con precisión el acto reclamado –, amparo directo o el medio de impugnación que se trate contra leyes,)
- Narrar con claridad y concisión los antecedentes del asunto (habilidad de identificar aspectos que otorguen el contexto relevante y discriminar aquellos antecedentes irrelevantes para la cuestión a estudiar)
- Señalar particularmente qué es lo que se combate (Sentencia definitiva, resolución o auto y señalar brevemente qué se resolvió)
- Esbozar los conceptos de violación o agravios de la parte recurrente (identificar el o los problemas jurídicos alrededor de los agravios).
- Mencionar al titular cuál es la solución jurídica del asunto que se propone (traer a cuenta todo el marco normativo y justificar la decisión judicial propuesta).
[1] Es Licenciado en Derecho por la Universidad Marista de Mérida. Maestro en Derecho de Daños por la Universidad de Girona, España; Máster en Argumentación Jurídica por la Universidad de Alicante, España y Maestro en Defensa Administrativa y Fiscal por la Universidad Anáhuac, Mayab. Ha laborado como oficial judicial y secretario en juzgados y tribunales federales, así como en la Suprema Corte de Justicia de la Nación.
[2] A nivel federal, una de las formas de poder convertirte en secretario consiste en acreditar el curso encomienda
[3] Con el término “mesa” me refiero, no a un escritorio en sí, sino que en la práctica judicial se entiende y saber que cada secretario está encargado a una mesa dentro del juzgado o tribunal, a la cual se le asigna un número romano, por ejemplo, personalmente, estuve alguna vez asignado en un juzgado de distrito a la mesa V. De ahí que el los expedientes de mesa tenían al final dicho número romano, por ejemplo: amparo indirecto 123/2022-V.
[4] Diccionario de la Real Academia Española (RAE). Consultado en https://dle.rae.es/?w=cuenta&m=form#BaAYElz última consulta el 13/04/2025.