Carlo Nuñez
En el número pasado compartimos un artículo que refirió el fundamento y sostuvo la existencia de las actas administrativas, en este turno hablaremos sobre su utilidad y la importancia que tienen en la relación laboral.
Debemos recordar que el derecho laboral es un derecho social y que tiene que ver de manera muy importante en las relaciones sociales entre las personas empleadoras y trabajadoras, gran parte del tiempo de la vida cotidiana se pasa en el trabajo, por lo que no es extraño que surjan conflictos o problemas entre las personas durante la relación laboral.
Una de las formas más eficientes es la implementación de las actas administrativas, las cuales no son más que un documento privado en el cual se dejará constancia de algún evento de relevancia ocurrido en el desarrollo de la relación laboral.
Desde luego que el acta administrativa puede servir para sancionar a la persona trabajadora pero también puede funcionar para modular las conductas en la relación laboral, desde luego siempre cuando esto no sea contrario al derecho del trabajo.
Si bien es cierto las actas administrativas no tienen dentro de la Ley Federal del Trabajo algunos requisitos para su levantamiento, también es cierto (como se mencionó en el número anterior de la revista) que diversa ley laboral burocrática nos orienta sobre lo mínimo que debe contener el acta administrativa, siendo lo siguientes elementos:
- Fecha y lugar de su elaboración.
No debemos limitarnos en mencionar el país, la ciudad y el domicilio, sino que es importante señalar que nos encontramos en la fuente de trabajo y en que oficina o departamento se elabora el acta.
- Las personas que intervienen, tanto en su carácter como en su interés.
Es importante que al inicio del acta se señalen quienes intervienen en la misma, tales como el trabajador presunto responsable de la sanción, quien pueda ser afectado por la conducta del trabajador, los testigos de cargo y descargo, los testigos de asistencia, los representantes del sindicato, y en su caso la comisión mixta que pudiera ser participe en el acta administrativa.
Resulta relevante que la persona que redacte el acta sea la persona empleadora o uno de sus representantes, ya que esto fortalece el acta y desde luego es también importante señalar el carácter, puesto, nombre, etc. De las personas que se encuentran presentes, esto con la finalidad de identificar a la persona y su contexto laboral.
- El modo, tiempo y lugar en que se cometió la infracción o falta cometida.
Es evidente que el acta administrativa se utiliza mayormente con efectos sancionadores, por lo que en la misma se debe señalar con la mayor exactitud posible la conducta origen de la sanción.
No se debe de colocar solo el “como” ocurrieron las cosas, sino las personas afectadas (en su caso su declaración), el lugar donde ocurrieron los hechos, las fechas y horas en que sucedieron, y todos los datos que permitan identificar o singularizar la conducta de la persona trabajadora.
- La garantía de audiencia.
Esta puede ser la parte más importante del acta administrativa, el punto donde se le debe de otorgar a la persona trabajadora la oportunidad de que manifieste lo que a sus intereses convenga y en su caso pueda ofrecer los medios de convicción que considere necesarios.
Esto busca evitar que las sanciones, mediante las actas administrativas, sean impuestas de manera unilateral.
Desde luego que la versión de la persona trabajadora puede modificar, incrementar o disminuir e incluso, eliminar la sanción, por ello es importante escucharle.
Además de la versión de la persona trabajadora, se debe dar la oportunidad a la persona afectada de que plasme la versión de sus hechos, esto con la finalidad de que la persona trabajadora los conozca y tenga esa oportunidad de debatir sobre los mismos.
- Los testigos.
En un acta administrativa los testigos son parte fundamental, pueden ser de cargo, de descargo y de asistencia.
Los de asistencia simplemente darán constancia de la elaboración del acta y de lo ocurrido en la misma, no les constan necesariamente los hechos que dieron motivo a la acusación. Pueden ser muy importantes, ya que en caso de que el trabajador o algún asistente se niegue a firmar el acta, pueden dar testimonio de ello.
Pero los testigos de cargo y de descargo son aquellos que pueden sostener o desvirtuar la versión tanto de la parte trabajadora o patronal, por lo que su testimonio en el acta administrativa desde luego puede ser relevante en la imposición de la sanción.
- La sanción.
En la elaboración del acta se buscará que la misma tenga la mayor seguridad jurídica posible, por lo que es importante determinar la sanción que le corresponderá a la persona trabajadora derivado de todo lo ocurrido en el acta.
Esta sanción por supuesto que debe estar sostenida en el reglamento interior de la empresa o en las normas de trabajo.
La falta de alguno de estos elementos puede afectar el acta y desde luego disminuir sus efectos probatorios.
No olvidemos que es obligatorio que las partes firmen todas y cada una de las hojas y coloquen su huella dactilar.
Algunas recomendaciones adicionales sería que el acta se acompañe también de protocolos de actuación por parte de la empresa, tales como prevención de discriminación o en casos de acoso u hostigamiento, ya que pueden apoyar la sanción o la elaboración del acta.
Igualmente es recomendable que las personas que intervienen coloquen sus declaraciones o testimonios con puño y letra o en sus propias palabras, esto nos dará certeza de que no se les obligó a colocar nada en su contra.
Por último, la elaboración del acta administrativa no es exclusiva del papel, desde luego es importante dejar constancia escrita, pero dejar constancia en audio y video de lo ocurrido y del levantamiento del acta, puede ser muy importante.
Es decir, documentar en medios digitales la versión de las partes, su escritura, su firma, puede darle al acta mucha más credibilidad.
Debemos de saber que en un juicio laboral quienes intervienen en el acta administrativa en la mayoría de los casos deben de ratificar su contenido y firma, ya que esto otorgará certeza procesal a tal documental privada.
Documentar los eventos relevantes en el desarrollo de la relación laboral puede ser sumamente relevante para un juicio laboral, ya que tales documentos sostienen nuestra teoría del caso y la versión de los hechos.
No olvidemos que la carga de la prueba es y será de la parte empleadora.